遼寧開放大學(xué)（遼寧裝備制造職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
電子文件歸檔與管理辦法
遼開大字〔2023〕123號
第一章 總則
第一條 為了適應(yīng)學(xué)校信息化建設(shè)需要，規(guī)范電子文件歸檔管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，確保電子文件的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文件的憑據(jù)參考作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等檔案法規(guī)，特制定本辦法。
第二條 全校各部門、各單位要明確電子文件歸檔管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人（政治業(yè)務(wù)素質(zhì)高、有相應(yīng)計(jì)算機(jī)管理水平）兼任電子文件管理員，負(fù)責(zé)本單位電子文件的收集、積累、歸檔與移交工作。
第三條 學(xué)校檔案室是學(xué)校管理電子文件的歸口單位，負(fù)責(zé)歸檔電子文件的集中保管與提供歸檔電子文件的利用。校檔案室須對各部門、各單位電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔工作，實(shí)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對校屬機(jī)構(gòu)移交的電子文件進(jìn)行分類保管、開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源共享。
第四條 為了保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，各部門要做好電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，要將電子文件的整理歸檔工作納入各部門、各單位兼職檔案員的崗位職責(zé)。電子文件移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后則由校檔案室負(fù)責(zé)。
第二章 電子文件收集、積累
第五條 學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理以及其它職能活動中直接產(chǎn)生的、并具有查考利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)列入收集積累范圍。收集積累的電子文件按其稿本類型可分為草稿、定稿和正式電子文件；按電子文件的格式類型可分為文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、計(jì)算機(jī)程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。
第六條 電子文件收集積累要求
1.主要收集積累定稿和正式版本的電子文件，草稿視情況自行決定是否保存，收集時需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿本應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。
2.文本文件收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。
3.圖像文件通常以JPEG、TIFF為通用格式，在使用掃描儀等設(shè)備獲取圖像文件時，應(yīng)盡量采用通用格式。
4.對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
5.對于影像文件或超媒體鏈接文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體影像文件以MPEG、AVI為通用格式。
6.對于音頻文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件，音頻文件以WAV、MP3為通用格式。
7.對收集積累的電子文件應(yīng)定期制作備份，并要及時拷貝到移動磁盤或刻錄到光盤上脫機(jī)保存，盤片上要用漢字標(biāo)明文件名稱及拷貝時間，放入專用裝具內(nèi)妥善保管。采用物理歸檔歸到檔案室后的電子文件，仍要在本單位保留一年后方可刪除或銷毀。
8.收集積累的每份電子文件均應(yīng)在歸檔電子文件登記表中登記，同時將登記表制作成電子表格與電子文件一同存放。
第三章 電子文件歸檔
第七條 學(xué)校各部門、各單位應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案室移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。
第八條 電子文件歸檔范圍參照學(xué)校檔案室有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍，與之相應(yīng)的軟件、背景信息和元數(shù)據(jù)一同歸檔，以保證歸檔電子文件的完整性。此外，各部門、各單位形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等，均應(yīng)收集積累歸檔。
電子文件保管期限參照國家關(guān)于紙質(zhì)檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。
歸檔完畢后，電子公文形成部門和單位還應(yīng)將電子公文保存至少3年。
電子文件形成部門和單位必須將具有永久和長期保存價(jià)值的電子文件，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。
電子公文涉密及密級劃分按照國家、省有關(guān)涉密紙質(zhì)文件管理和密級劃分的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 歸檔電子文件的整理
第九條 歸檔電子文件的整理要求
1.歸檔電子文件的整理，按《遼寧開放大學(xué) 遼寧裝備制造職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作管理辦法》的相關(guān)要求進(jìn)行。
2.電子文件的分類方案按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》編制實(shí)體分類號。
存儲載體類型代碼為：GP-光盤；CP-磁盤；CD-磁帶等。
第五章 電子檔案保管、利用、統(tǒng)計(jì)
第十條 歸檔電子文件應(yīng)按學(xué)校檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上（一式3套），移交到檔案室，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保管。
第十一條 歸檔電子文件的保管應(yīng)按照國家檔案局DA/T15-1995《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)措施，其載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17℃—20℃；相對濕度控制在35%—45%。
第十二條 磁性載體上的歸檔電子文件，每4年要復(fù)制轉(zhuǎn)存一次。需搶救的光盤應(yīng)及時復(fù)制，原載體保留時間不少于4年。
第十三條 對歸檔電子文件的復(fù)制分為相同載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。相同條件下，要優(yōu)先考慮載體的可靠性和先進(jìn)性。
第十四條 歸檔電子文件的提供利用要注意以下事項(xiàng)：
1.封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復(fù)制件。
2.歸檔電子文件查閱利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件不得在國際互聯(lián)網(wǎng)（校園網(wǎng)）上提供利用。
第十五條 檔案部門應(yīng)當(dāng)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第十六條 本辦法自發(fā)文之日起施行，由學(xué)校黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
