遼寧開放大學(xué)（遼寧裝備制造職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
會計檔案管理制度
遼開大字〔2022〕32號
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本制度。
第二條 本制度所稱會計檔案是指學(xué)校在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。本制度適用的范圍為財務(wù)處和黨政辦公室。
第二章 會計檔案建立與保管
第三條 學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
第四條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；
（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿；
（三）會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；
（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第五條 學(xué)校可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
第六條 同時滿足下列條件的，學(xué)校內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；
（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第七條 從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第八條 財務(wù)處按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料進(jìn)行歸類，黨政辦公室對每一類中的會計檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時間順序分別進(jìn)行整理、立卷、裝訂成冊。
第九條 當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務(wù)處臨時保管兩年，再移交黨政辦公室文檔科保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門同意。
財務(wù)處臨時保管會計檔案最長不超過二年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十條 財務(wù)處在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其原數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
黨政辦公室文檔科接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。
第三章 會計檔案借閱管理
第十一條 學(xué)校內(nèi)部其他部門借閱時，須辦理審批手續(xù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)處負(fù)責(zé)人、學(xué)校負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱或者復(fù)制。如有特殊情況須攜帶外出，須經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人和學(xué)校負(fù)責(zé)人雙重批準(zhǔn)后，方可攜帶外出。
第十二條 財務(wù)處應(yīng)建立會計檔案借閱審批手續(xù)存檔，清楚記錄查閱或復(fù)制的相關(guān)信息，如外單位借閱的還須備注相關(guān)單位名稱。
第十三條 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換或復(fù)制原件。特殊情況下須拆散原卷冊或復(fù)制原件的須經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第十四條 借出的會計檔案必須按期如數(shù)收回。
第十五條 對學(xué)校內(nèi)部其他部門人員按期借閱不歸還者，由部門負(fù)責(zé)人酌情計入績效考核。人員離職造成不歸還的，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追討。
第十六條 所有內(nèi)外部會計檔案借閱，借閱地點僅限本學(xué)校檔案室或財務(wù)處，特殊情況須攜帶外出除外。
第十七條 會計檔案為本學(xué)校提供利用，原則上不得借出。如學(xué)校以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應(yīng)持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)學(xué)校負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)，與介紹信調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的檔案不予提供。如有特殊情況須攜帶外出，須經(jīng)學(xué)校財務(wù)處負(fù)責(zé)人和學(xué)校負(fù)責(zé)人雙重批準(zhǔn)，并指派相關(guān)財務(wù)人員全程陪同。
第四章 會計檔案銷毀管理
第十八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年、15年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十九條 各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本制度執(zhí)行，本制度規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第二十條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第二十一條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由黨政辦公室牽頭，組織財務(wù)、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等崗位人員共同進(jìn)行。
第二十二條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
（一）黨政辦公室文檔科編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
（二）學(xué)校負(fù)責(zé)人、黨政辦公室負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理經(jīng)辦人、財務(wù)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）黨政辦公室文檔科負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與財務(wù)處共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由黨政辦公室文檔科、財務(wù)處共同派員監(jiān)銷。
第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給本學(xué)校的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十五條 交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其原數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十六條 會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十七條 違反本制度規(guī)定，由縣級以上人民政府財政局、檔案行政管理科室依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。
第二十九條 本制度由財務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。
附件：會計檔案歸檔保管期限表
